DIRECTRICES DE ACTUACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS EN EL PERIODO AFECTADO POR LA SITUACIÓN DE EMERGENCIA COVID-19
DIRECTRICES DE ACTUACIÓN PARA LA REALIZACIÓN DE AUDITORIAS EN EL PERIODO AFECTADO POR LA SITUACIÓN DE EMERGENCIA COVID-19
Aplicable a todos los procesos de certificación realizados por la Agencia VERYCER, entre los que se encuentra:
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REGLAMENTO DE USO DE LA MG TIERRA DE SABOR,
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REGLAMENTO DE USO MC CHORIZO DE LEÓN
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REGLAMENTO DE USO MC QUESO CASTELLANO
Entre otros alcances de certificación los procesos de certificación o seguimiento de:
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Sistemas de Autocontrol Específico SAE se regirá por las indicaciones marcadas en la guía específica también publicada por la Agencia VERYCER DIRECTRICES AUDITORÍAS SAE/ PERIODO COVID-19
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Esquemas del sector primario; sector ganadero especialmente; GPcH, BPG, Orden DES _BP.
Antecedentes,
La Organización Mundial de la Salud elevó el pasado 11 de marzo de 2020 la situación de emergencia de salud pública ocasionada por el COVID-19 a pandemia internacional. Esta situación ha motivado la declaración del estado de alarma mediante la publicación del Real Decreto 463/2020, de 14 de marzo, así como el establecimiento de medidas preventivas y recomendaciones por la Junta de Castilla y León que pueden afectar al normal desarrollo de los controles de los Organismos de Control como la Agencia VERYCER.
Por lo anteriormente expuesto, se considera imprescindible y urgente adoptar medidas preventivas y directrices en previsión de que pueden afectar al normal desarrollo de los controles realizados por nuestra entidad con tareas delegadas por parte del Instituto Tecnológico Agrario de Castilla y León, otras CCAA, y otros propietarios de esquemas de certificación.
El objetivo de estas directrices es garantizar la salud y la seguridad del personal de los Organismos de control y las agencias de certificación como VERYCER, así como de los clientes y operadores auditados, por lo es de aplicación las medidas y recomendaciones adoptadas en cada momento por la Autoridad Competente, reduciendo en lo posible el impacto en su actividad económica y manteniendo la solidez del sistema de evaluación de la conformidad.
DIRECTRICES A SEGUIR EN ESTE PERIODO DE EMERGENCIA COVID-19
1. Se suspenderán los viajes de auditoria, incluso aquellos que se encontrasen ya programados.
2. Si es necesario realizar las visitas de control se adoptarán, en todo momento, las precauciones necesarias de acuerdo con las recomendaciones de las autoridades sanitarias, que tendrán carácter prioritario.
3. Respecto a las visitas de control in situ:
a. Las visitas de control iniciales podrán aplazarse cuando se considere necesario, de común acuerdo con los operadores.
b. Las visitas de control de mantenimiento o seguimiento dentro del ciclo de certificación se aplazarán en la medida de lo posible, pudiendo sustituirse por otras técnicas de evaluación en remoto siempre y cuando sea posible completar la/s misma/s con una auditoria in situ en las instalaciones del operador en el mismo año. (La fecha de realización de la auditoría de mantenimiento podrá adelantarse o retrasarse respecto a la fecha en que se cumple el año desde la anterior, siempre que se haga de forma justificada y se realice en el año natural).
A estos efectos, se considerarán causas justificadas:
1.-Que la empresa haya adoptado medidas sanitarias temporales que limiten el acceso de personal ajeno a la empresa. La empresa deberá comunicar por escrito estas medidas a VERYCER.
2.-Que la empresa haya suspendido su actividad relacionada con el alcance certificado debido al COVID-19, en cuyo caso deberá notificarlo por escrito a VERYCER.
c. En el caso que haya que realizar auditorías de renovación por caducidad de certificado, se podrá aplazar la auditoría hasta cuatro (4) meses a partir de la fecha de finalización del periodo de alarma. Si es necesario, el VERYCER ampliará la validez del certificado para cumplir con esta medida.
REALIZACIÓN DE AUDITORÍAS REMOTAS
En conjunción con las directrices generales, y mientras éstas se mantengan vigentes, los OIC podrán sustituir la realización de auditorías in situ por auditorías remotas, utilizando las posibilidades que las tecnologías de información y comunicaciones ofrecen: videoconferencia, reuniones web, accesos a documentación y registros, etc.
La realización de auditorías remotas implica el desarrollo de las actividades de auditoría sin presencia física del auditor en la planta, con una conexión de teleconferencia entre el auditor y los responsables designados por la empresa que permita transmitir audio y vídeo, compartir datos y consultar los documentos y registros pertinentes durante el tiempo de auditoría. El auditor deberá verificar y probar la fiabilidad del sistema de autocontroles específico para la exportación del establecimiento auditado.
La simple remisión de documentación por la empresa a la Agencia VERYCER para su estudio no será considerada una auditoría remota.
Los requisitos para la realización de auditorías remotas serán los siguientes:
La empresa y VEYCER/auditor dispondrán de capacidad tecnológica y los medios necesarios para la realización de la auditoría remota.
La empresa deberá aceptar por escrito la realización de la auditoría remota. La aceptación incluirá una cláusula de responsabilidad por la que la empresa se compromete a suministrar toda la información y documentación necesaria y veraz para el correcto desarrollo de la auditoría.
La duración de la auditoría será la adecuada en función de la complejidad de cada establecimiento y procedimiento en particular, y será la suficiente para cubrir todos los aspectos que deben ser auditados. Se tomarán como referencia los tiempos establecidos en el protocolo de auditorías.
Los supervisores del MAPA podrán participar también en las auditorías, para lo que VERYCER y empresas deberán proporcionar los accesos o conexiones oportunas cuando les sea requerido.
Agencia Ind. VeryCer a 30 de marzo de 2020.
